INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Agenzia Mobilità Ambiente e Territorio Srl (AMAT) con sede in via Tommaso Pini 1, 20134 Milano in persona del suo legale rappresentante pro-tempore, in qualità di titolare del trattamento dei dati (in seguito “Titolare”), La informa, ai sensi del Regolamento UE 679/2016 (“GDPR”) che i suoi dati saranno trattati con le modalità e per le finalità seguenti:
a) Finalità di Trattamento: il Titolare tratta i dati personali, identificativi (ad esempio, nome, cognome, ragione sociale, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari e di pagamento) – in seguito, “dati personali” (o anche “dati”) da Lei comunicati a seguito dell’avviso pubblico per la selezione di candidature, predisposto dal Titolare. Tutti i dati che vengono comunicati dagli interessati, o che AMAT acquisisce da terzi, saranno utilizzati esclusivamente per la gestione della procedura di selezione degli interessati e per le successive attività inerenti l’eventuale procedimento di assunzione, per adempiere ad obblighi delle normative sovranazionali, nazionali, regionali e regolamentari che disciplinano l’attività istituzionale di AMAT ed eventualmente per salvaguardare i propri legittimi interessi, connessi allo svolgimento dei rapporti. Sono fatti espressamente salvi i trattamenti già consentiti dal Garante per la protezione dei dati personali, tramite autorizzazioni generali già pubblicate in G.U. La base giuridica del trattamento, ex art. 13, paragrafo 1, lett. C) Regolamento UE 2016/679 – “GDPR” è costituita dagli obblighi procedura di selezione e dalla normativa espressamente descritta sul sito internet di AMAT, nella partizione Amministrazione Trasparente.
b) Descrizione del trattamento: i dati personali sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato. Il dato è trattato per espletare la verifica di posizioni giudiziarie, fiscali e di condotta degli interessati al fine di: svolgere le attività connesse alle procedure di selezione e le successive attività inerenti l’eventuale procedimento di assunzione.
c) Legittimi interessi perseguiti: i legittimi interessi che possono giustificare il trattamento dei dati personali sono quelli del Titolare del trattamento o di terzi relativi alla gestione della procedura di selezione in ogni fase del rapporto con i candidati. Qualora dovessero svolgersi trattamenti di dati personali giustificati esclusivamente dal perseguimento di tali legittimi interessi, verrà fornita informativa specifica, nelle modalità più opportune, ai soggetti interessati.
d) Natura dei dati Personali, dati personali relativi a condanne penali e reati. Quali sono i dati personali strettamente necessari per perseguire la finalità descritta: tutti i dati possono essere comunicati volontariamente dagli interessati, ovvero, per motivazioni strettamente ed esclusivamente connesse all’adempimento delle normative che disciplinano le attività di AMAT, possono essere raccolti da fonti pubbliche che forniscono tali informazioni per compito istituzionale. Il trattamento sarà effettuato sia con strumenti manuali e/o informatici e/o telematici, con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle vigenti disposizioni. I dati detenuti da AMAT potranno essere conosciuti: da personale interno limitatamente alle informazioni necessarie per lo svolgimento delle mansioni lavorative di ciascuno, da soggetti pubblici a cui la comunicazione avviene in forza di obblighi normativi, da soggetti terzi (persone fisiche o giuridiche) che svolgono servizi di verifica della conformità normativa di AMAT (a titolo esemplificativo, ma non esaustivo: ANAC, l’Organismo di vigilanza istituito ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001, Ispettorato del lavoro, ecc.), da soggetti anche esterni a cui la comunicazione è necessaria per la gestione della procedura di selezione, a personale informatico (interno od esterno) esclusivamente per ineliminabili necessità tecniche ed in modo limitato a quanto strettamente necessario. In alcun caso comunica dati a terzi se ciò non è necessario per l’espresso adempimento ad obblighi normativi, per necessità di procedura di selezione o per necessità di gestione. Potrebbe rendersi necessaria la registrazione e/o conservazione di dati personali presenti nella documentazione inerente al:
**Certificato di Casellari Giudiziale generale, penale o civile, Certificato dell’anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato, Certificato dell’anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato, Certificato ex art. 25 DPR 313/2012 (acquisiti dal Tribunale);
**Accertamento veridicità Curricula di lavoro attraverso ad esempio Centri per l’Impiego, INPS, Università.
e) Periodo di conservazione dei dati: tutti i dati detenuti da AMAT vengono conservati solamente per il periodo necessario in base alle necessità gestionali ed agli obblighi normativi applicabili e comunque non oltre 5 (cinque) anni dalla data di conclusione della procedura di selezione. Tutti i dati vengono conservati per il tempo stabilito dalle stesse normative e fisicamente cancellati anche mediante procedura di scarto d’archivio. I tempi possono essere molto diversi a seconda del tipo di contratto e dell’oggetto del contratto. Il criterio per stabilirli si basa su principi di buon senso e sulle precisazioni dell’Autorità Garante secondo cui i dati possono essere conservati in generale “finché sussista un interesse giustificabile” e cioè finché la loro conservazione risulti necessaria agli scopi per i quali sono stati raccolti e trattati. A titolo esemplificativo ma non esaustivo, nel caso in cui si acquisti un bene con garanzia a vita o un software con licenza d’uso illimitata in senso temporale i dati possono essere conservati a tempo indeterminato, comunque fino a che il bene o il software non viene dismesso. Più in generale, i dati dovrebbero essere conservati in linea con quanto previsto dal Codice Civile (art. 2220) e dalla normativa europea e fiscale.
f) Diritti dell’interessato: nella Sua qualità di interessato, ha i diritti di cui all’art. 15 GDPR. Nei casi di cui sopra, ove necessario, il Titolare porterà a conoscenza i soggetti terzi ai quali i Suoi dati personali sono comunicati dell’eventuale esercizio dei diritti da parte Sua, ad eccezione di specifici casi (es. quando tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato).
I dati personali sono trattati:
A) Senza la necessità di un espresso consenso (ex art. 6 lett. b) e c) UE GDPR “Liceità del trattamento”) per:
● inserimento nella banca dati;
● conservazione delle e-mail sia presso gli archivi –server di AMAT, sia in cloud presso il gestore di archiviazione di AMAT;
● adempiere agli obblighi della procedura di selezione e per le successive attività inerenti l’eventuale procedimento di assunzione;
● adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità;
● esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio;
B) Solo previo specifico e distinto consenso per:
● Consultazione da parte di altri enti, per finalità diverse da quelle già previste dalla procedura di selezione.
g) Diritto di revoca del consenso: qualora il trattamento avvenga sulla base del consenso dell’interessato, lo stesso ha la facoltà di esercitare il diritto di revoca del proprio consenso in qualsiasi momento. Anche per l’esercizio di questo diritto potrà rivolgersi ad AMAT ai relativi contatti sopra riportati; la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca.
h) Facoltà di reclamo: la normativa stabilisce il diritto per chiunque di presentare reclamo all’Autorità nazionale di controllo che in Italia è costituita dal Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).
i) Modalità di esercizio dei diritti: l’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando:
l) Modalità di trattamento: il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate dalla disposizione del GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I Suoi dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato. Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra per le Finalità di Servizio o in base alle scadenze previste dalle norme di legge.
m) Accesso ai dati: i Suoi dati potranno essere resi accessibili a dipendenti e collaboratori del Titolare AMAT, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema. Il Titolare regolamenta la gestione interna dei dati secondo il proprio Codice Etico, i Regolamenti, e lo Statuto di AMAT.
n) Trasferimento dati: I dati personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole procedura di selezione standard previste dalla Commissione Europea.
o) Diffusione dati: I dati personali, con esclusione di quelli idonei a rivelare lo stato di salute, potranno essere oggetto di diffusione. La graduatoria approvata dagli organi competenti in esito alla selezione verrà diffusa mediante pubblicazione nelle forme previste dalla procedura di selezione e dalle norme in materia e attraverso il sito internet di Amat e del Comune di Milano, nel rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza.
p) Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere: il conferimento dei dati per le finalità di cui all’art. f, lettera a) è obbligatorio. In loro assenza, non potremo garantirLe l’effettuazione della procedura di selezione.
Il conferimento dei dati per le finalità diverse è invece facoltativo. Può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti: Continuerà comunque ad avere diritto alle finalità di cui all’art. f, lettera a).
q) Conseguenze della mancata comunicazione dei dati: tutti i dati richiesti all’interessato sono necessari per la gestione della procedura di selezione e/o in quanto la loro acquisizione è prevista dalle normative che regolano tale rapporto. Pertanto, la mancata comunicazione dei dati richiesti durante tutta la gestione della procedura di selezione potrebbe causare: l’impossibilità di procedere con la procedura di selezione, l’interruzione del rapporto, il risarcimento del danno o lo svolgimento di ulteriori specifici trattamenti giustificati dal legittimo interesse di AMAT come in precedenza indicato.
r) Titolare, Responsabili del trattamento e Responsabile della protezione dei dati (DPO) Titolare del trattamento dei dati personali è Agenzia Mobilità Ambiente e Territorio S.r.l., con sede in via Tommaso Pini 1-20134 Milano (MI), CF e P.Iva 12908910156.
L’elenco aggiornato dei responsabili interni ed esterni del trattamento è custodito presso la sede del Titolare in Milano, via Tommaso Pini 1.
Per poter contattare il nominato Responsabile della protezione dei dati (DPO), si può inviare una comunicazione scritta al seguente indirizzo: dpo@amat-mi.it